はじめに
毎日、
- メール返信
- 長文資料の確認
- 週次報告書作成
こんな作業だけで1日終わってませんか？
SANA BLOGのナビゲーター、現役インフラエンジニアの「サナ」です。
突然ですけど……
「そのパソコン作業、まだ全部手動でやってるんですか？」
はぁ……だから言ったじゃないですか。そんな非効率なやり方、今日で終わりにしてください。
実はサナも昔、メール1通に10分以上かけて悩んでた時期がありました。
「この言い回し、失礼じゃないかな……」って、送信ボタン押す前に何回も読み直してたんです。
でも今は、AIを”優秀なアシスタント”として使っています。
ただし勘違いしないでください。AIに全部丸投げしてるわけじゃありません。
AIはあくまで、
- 下書きを作る
- 文章を整理する
- 言い回しを提案する
ための”叩き台”として使っています。ゼロから考える時間を減らすだけで、作業ってかなりラクになるんですよ。
今回は、サナが実務で毎日使っている「正直もうAIなしには戻れない」ガチの時短術を、コピペで使えるプロンプト付きで紹介します！
※ 本記事は2026年5月時点の情報をもとに作成しています。
ChatGPTなどのAIサービスは頻繁に機能追加や仕様変更が行われるため、記事公開時と画面構成や利用条件が異なる場合があります。最新情報は公式サイトもあわせてご確認ください。
📌 この記事で使うAIツールについて
「ChatGPT・Gemini・Claude、結局どれ使えばいいの？」ってよく聞かれるので、
先に軽くまとめておきます。
| ツール | 特徴 | おすすめ度 |
|---|---|---|
| ChatGPT | バランス最強。初心者向け | ◎ |
| Gemini | Google連携が強い | ○ |
| Claude | 長文や自然な文章が得意 | ○ |
サナのおすすめ：まずはChatGPTから試してみてください。
無料でも十分便利ですし、今回紹介するプロンプトもそのまま使えます。
1. 【実務直結】メールの”叩き台”をAIに作らせる
取引先へのメール、内容より”書き始め”で止まることありませんか？
- どう切り出す？
- 丁寧すぎる？
- 失礼じゃない？
って悩んでるうちに、10分くらい溶けるんですよね。そんな時は、AIに”下書き”を作らせます。
🤖 コピペで使えるプロンプト
取引先への丁寧なお断りメールを作って。条件は以下です。
・納期が厳しいため今回は辞退する
・相手に失礼にならないようにする
・関係性を壊さず、次回もお願いしたいこれだけで数秒でメールのベースが完成します。そこから自分の言葉に直して、ニュアンス調整して送信するだけ。
⚠️ AIメールで注意すること
AIが作った文章、そのまま送るのは危険な場合があります。 特に取引先・障害報告・謝罪メール・機密情報を含む内容は必ず人間が確認してください。AIは便利ですが”完璧な秘書”ではありません。
💡 ツール別のポイント
- ChatGPT：テンプレ的に安定した文章が出る
- Claude：自然で柔らかいニュアンスが得意
- Gemini：Gmail連携が便利
2. 【効率厨の本気】長文資料を「3行」に圧縮する
何ページもあるPDF資料や長い社内連絡、最初から全部読むのしんどいですよね。サナは読む前にAIへ文章を貼り付けて、この1文を入れています。
🤖 コピペで使えるプロンプト
以下の文章を、小学生でも10秒で理解できるように、
重要なポイント3つを箇条書きで要約して。
（ここに要約したい文章を貼り付ける）まずAIで全体像を把握してから詳細を読む。この流れに変えるだけで情報収集の速度がかなり変わります。
⚠️ 注意点
AIの要約はたまに重要部分を省略します。 特に数値・日付・条件・障害内容は必ず原文確認してください。AIは”読む補助”として使うのが最強です。
💡 ツール別のポイント
- ChatGPT：安定感が高い
- Claude：長文に強い、精度が落ちにくい
- Gemini：GoogleドキュメントやGmailとの相性◎
3. 【地味に最強】週次報告書をひな形化する
毎週同じフォーマットで書く週次報告書、地味に時間取られませんか？一度AIで”型”を作ってしまえばかなりラクになります。
🤖 コピペで使えるプロンプト
ITエンジニア向けの週次報告書のひな形を作って。
以下の項目を含めること。
・今週の作業内容（箇条書き）
・完了したタスク
・来週の予定
・困っていること・相談事項一度作ったひな形をメモ帳・Notion・Googleドキュメントに保存しておけば、毎週コピペして中身を埋めるだけ。地味ですが、かなり効きます。
💡 ツール別のポイント
- ChatGPT：業種を指定するとさらに精度UP
- Claude：レイアウトを綺麗に整えるのが得意
- Gemini：Google系ツールとの連携が便利
まとめ
今回紹介したAI時短術をまとめると……
- メールは”下書き”を作らせる
- 長文資料はまず要約させる
- 週報はひな形化する
AIを使いこなせる人と、まだ手動でやってる人。この差、これからどんどん広がりますよ。
まずは今日、1個だけ試してみてください。
次回予告
今後このブログでは、
- ChatGPTとGeminiの違い
- AIに入力してはいけない危険情報
- エンジニア向けAI活用術
- セキュリティ視点のAI注意点
なども紹介していく予定です！
サナがもっとラクできる方法を教えてあげますから、ちゃんとついてきてくださいね？
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